Après le dépôt d’une demande d’accès aux données, celle-ci est évaluée, les engagements contractuels sont signés, puis le fichier de recherche est produit. Voici le détail des principales étapes qui composent le suivi d’une demande jusqu’à l’accès aux données.
1. Soumission d’une demande d’accès
Afin de soumettre une demande d’accès efficacement, il est recommandé de consulter la section Dépôt d’une demande et de s’assurer de réaliser toutes les étapes.
2. Évaluation de la demande
Lorsque votre demande est complète et dûment accompagnée des documents requis, l’équipe des Services d’accès aux données de l’ISQ procède à son évaluation. Si l’évaluation de la demande mène à un résultat positif, l’équipe recommandera la conclusion d’un contrat d’accès, lequel autorise et encadre la communication des renseignements.
3. Engagements contractuels et administratifs
Une fois la recevabilité, la faisabilité et le respect des critères en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels évalués positivement, la prochaine étape consiste à signer deux contrats, soit le contrat de service et le contrat d’accès. Chacune des personnes qui auront accès aux données doit également signer un engagement à la confidentialité.
Des modèles types de contrat se trouvent dans le document intitulé « Documents modèles et documents de référence (PDF) ».
Lorsque le personnel de l’ISQ doit être mis à contribution pour la production d’un ou de plusieurs fichiers contenant les renseignements demandés, il y a alors signature d’un contrat de service. Celui-ci détaille les travaux requis pour effectuer la production de ces fichiers et précise les coûts associés.
Lorsqu’un fichier existant est réutilisé, par exemple pour une demande d’accès aux données d’une enquête de l’ISQ, la signature d’un contrat de service n’est pas requise, car aucune nouvelle production n’est associée à cette demande.
Ce contrat engage l’ISQ, le chercheur ou la chercheuse dépositaire de la demande et son organisme de rattachement.
Il établit les règles de sécurité et de protection des renseignements personnels à respecter, décrit les modalités d’accès et précise toutes les conditions et obligations auxquelles sont assujetties les parties. Ce contrat constitue l’entente de communication des renseignements.
Au terme de la signature du contrat d’accès, les membres de l’équipe de recherche qui accéderont aux données reçoivent un document d’engagement à la confidentialité spécifique au projet.
La signature de ce document, qui doit être effectuée devant un ou une juriste ou commissaire à l’assermentation, est requise avant que l’accès aux données soit accordé.
4. Préparation du fichier de recherche
À la suite de la signature des parties, un devis technique est produit et la création du fichier de recherche peut débuter. Si des données non disponibles à l’ISQ (ex. : données cliniques, données collectées par le chercheur ou la chercheuse, données administratives) doivent être appariées aux données administratives ou d’enquêtes demandées, vous devrez le faire parvenir à l’ISQ par un moyen sécurisé.
Si des données que vous détenez doivent être appariées avec celles disponibles via le site Web des Services d’accès aux données, il est fortement recommandé d’utiliser les grilles de vérification suivantes :
- Grille de vérification 1 – Fichier(s) nécessaires à l’appariement (PDF)
- Grille de vérification 2 – Fichier(s) contenant les variables de recherche (PDF).
Ces grilles vous serviront à préparer adéquatement la forme et le contenu des fichiers à transmettre à l’ISQ en vue de la production du fichier de recherche final.
5. Accès au fichier de recherche
Une fois le fichier de recherche produit, les membres de l’équipe de recherche participent à une formation en ligne, au cours de laquelle les règles de base de l’accès sont présentées et une démonstration de navigation dans l’environnement informatique d’accès est faite.
L’équipe peut dès lors exploiter les données, selon les modalités convenues au contrat d’accès.
6. Suivi du projet
Durant tout le processus de traitement de la demande d’accès, vous pourrez suivre le cheminement dans la Zone recherche, notamment à l’aide de la barre de progression.
Tout au long de la période d’accès au fichier de recherche, vous devez vous assurer de fournir les renouvellements de l’approbation éthique.
À la fin de la période d’accès autorisée, vous devez demander une prolongation si la recherche n’est pas terminée.
Les productions scientifiques découlant de l’exploitation du fichier de recherche doivent être transmises à l’ISQ.
7. Fermeture du projet
À cette étape, vous devez informer l’ISQ de la fin du projet de recherche nécessitant l’exploitation du fichier de recherche et l’autoriser à entamer la fermeture du projet.
Vous devez par la suite remettre à l’ISQ l’ensemble des éléments d’authentification fournis aux personnes autorisées.